INFORME DE RESULTADOS DEL CURSO 2003-2004

El Grupo de Trabajo sobre adaptación de las normas internacionales de descripción a los archivos universitarios, formado en junio de 2001 en Sevilla presenta, como resultado de su actividad durante el curso 2003-2004 los siguientes puntos:

1. Componentes del grupo de trabajo.

Inicialmente, el grupo estaba constituido por:

- Clemencia de la Cruz, de la Universidad de Cádiz
- Mª Ángeles Díez, de la Universidad de Valladolid
- Carlos Flores, de la Universidad Complutense de Madrid
- Luisa Mª Hernández, de la Universidad de Castilla-La Mancha
- Severiano Hernández, de la Universidad de Salamanca
- Itziar Zabalza, de la Universidad Pública de Navarra
- Dolores Moyano, de la Universitat Rovira i Virgili
- Francisca Sureda, de la Universitat de les Illes Balears
- Valle Távora, de la Universidad de Sevilla
- Milagro Blanquer, de la Universitat de València

En la reunión de Valladolid se incorporaron al grupo Alejandro Valderas, de la Universidad de León, y María José Martínez, de la Universidad Miguel Hernández. Carlos Flores manifestó su intención de dejar de ejercer la coordinación del grupo. Puesto que ningún componente se presentó para sustituirle, se acordó que permaneciese interinamente en esas tareas hasta que algún otro miembro del grupo las asumiese.

2. Modificación de las presentaciones de las conclusiones.

Se acordó que, juntamente con las reglas para cada campo, se presenten varios ejemplos, aportados por miembros del grupo, que ilustrasen dichas reglas; estos ejemplos se reducirán, en todo caso, a los campos cuyas reglas hayan sido ya consensuadas.

3. Nuevas reglas consensuadas

Se han acordado las siguientes reglas:

1. CAMPO “FECHAS”
1.1. Reglas:
1.1.1. Se consignarán los años inicial y final de la serie, en formato de cuatro dígitos, separadas entre sí por espacio-barra inclinada-espacio.
1.1.2. En el caso de series abiertas, podrá utilizarse una de las siguientes opciones: sustituir la fecha final por la expresión "en curso" entre corchetes; o añadir a la fecha final la expresión "en curso" entre corchetes.
1.1.3. En todos los casos, se consignarán exclusivamente las fechas de formación de los documentos
1.2. Ejemplos:
1.2.1. 1567 / 1825
1.2.2. 1852 / 2000 [en curso]
1.2.3. 1989 / [en curso]

2. CAMPO “VOLUMEN Y SOPORTE DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIÓN”

1.3. Reglas:
1.3.1. Se indicará el tipo o tipos de soporte físico de los documentos.
1.3.2. Para cada tipo de soporte se indicará el volumen en metros lineales.
1.3.3. Opcionalmente, podrá indicarse además, entre paréntesis, el número y clase de unidades de instalación (caja, carpeta, etc.).
1.4. Ejemplos:
1.4.1. Papel. 25,2 m.l.
1.4.2. Papel. 4,3 m.l. (45 cajas)
1.4.3. Pergamino. 2,5 m.l. (5 carpetas)
1.4.4. Discos compactos. 0,5 m.l. (50 discos)

3. REGLAS GENERALES:

1.5. Dentro de esta área, será obligatorio el siguiente:
1.5.1. NOMBRE DEL O DE LOS PRODUCTORES

1.6. Dentro de esta área, los siguientes campos serán optativos
1.6.1. HISTORIA INSTITUCIONAL
1.6.2. HISTORIA ARCHIVÍSTICA
1.6.3. FORMA DE INGRESO

4. CAMPO “NOMBRE DEL O DE LOS PRODUCTORES”

4.1. Regla: Se consignarán todos los nombres de los productores por orden de más reciente a más antiguo. La fuente de la que se obtenga el nombre del productor se reflejará en el campo “Notas”

4. Objetivos para el curso 2004/2005

Finalmente, se acordó continuar con el mismo esquema de trabajo, aunque insistiendo en mejorar la participación de todos los miembros del grupo y así poder acelerar el ritmo.

Valladolid, 11 de junio de 2004