| 1. Introducción
El grupo de trabajo de identificación y valoración de
series administrativas se constituyó en las primeras jornadas
de archivos universitarios de 1994 en Valladolid. Con el objetivo de
estudiar las series administrativas que afectan directamente a nuestras
universidades.
El presente informe es un balance de las actuaciones de este último
año. Se explican los resultados obtenidos, la metodología
utilizada y se perfilan las futuras líneas de trabajo.
2. Estructura y composición del grupo
Actualmente, el grupo esta constituido por siete miembros: Lucia Costanilla
(Universidad Pública de Navarra), Pilar Gil (Universidad de Castilla
– La Mancha), Ascensión Mateos (Universidad de Valladolid),
Pedro Olassolo (Universidad Pontificia de Comillas), Lidón Paris
(Universidad Jaime I de Castellón), Mª Dolores Sánchez
(Universidad de Jaén) y Montserrat Vilalta (Universidad Politècnica
de Catalunya) siendo también coordinadora del grupo.
3. Resultados
En las últimas jornadas de archivos universitarios, Pamplona
2003, nos planteamos dos líneas de trabajo que se han cumplido
durante este año:
3.1. Discutir y elaborar el calendario de conservación y eliminación
3.2. Actualizar y organizar las 37 propuestas de series administrativas
3.1. Discutir y elaborar el calendario de conservación y eliminación
Referente a la elaboración de la propuesta del calendario de
conservación y eliminación de documentación. Entendemos
que el calendario de conservación y eliminación es un
instrumento informativo sobre los plazos de conservación de las
series en las diferentes fases del archivo
Se plantean propuestas de elaboración del calendario de conservación
y eliminación siguiendo el modelo canadiense, analizando los
tipos documentales que conforman el expediente. Se sientan las bases
para desarrollar esta futura línea de actuación.
3.2. Actualizar y organizar las series aprobadas:
- Reducir las series pendientes
del año anterior: Se han distribuido las series entre los miembros
del grupo de trabajo, una vez los autores de las series han dado su
conformidad para la reducción.
- Asignar un número
de registro por serie para contabilizar las series elaboradas por
el grupo de trabajo hasta el momento.
- Continuar y finalizar
la abreviación de todas las series en formato word a formato
pdf para facilitar la visualización de las series. En total
se ha cambiado de formato 22 series pendientes. Y después se
han difundido mediante la página web de la CAU.
El resultado son las treinta y siete propuestas de series administrativas,
tanto extensas como abreviadas, que se han aceptado por el grupo como
definitivas. Son las siguientes:
1. Actas de examen
2. Actas de evaluación final del Curso de Orientación
Universitaria
3. Expedientes académicos de alumnos
4. Expedientes de admisión de distrito compartido
5. Expedientes de adjudicación de premios extraordinarios de
final de estudios
6. Expedientes de becas de colaboración del Ministerio de Educación
y Ciencia
7. Expedientes de becas y ayudas al estudio de carácter general
8. Expedientes de convalidaciones de estudios
9. Expedientes de estudios propios
10. Expedientes para la expedición de títulos académicos
universitarios españoles
11. Expedientes de prescripción de distrito único
12. Expedientes de pruebas para el acceso a la universidad para mayores
de 25 años
13. Expedientes de pruebas de aptitud para el acceso a la universidad
14. Expedientes de pruebas de conjunto
15. Expedientes de traslado de expediente académico
16. Expedientes de expedición de títulos propios
17. Expedientes académicos de doctorado
18. Expedientes de expedición de títulos de doctorado
19. Expedientes de proyecto o trabajo final de carrera
20. Expedientes de concurso para la provisión de plaza de profesorado
no permanente
21. Expedientes de concursos para la provisión de plazas de los
cuerpos docentes universitarios (profesorado permanente)
22. Expedientes de pruebas de idoneidad
23. Expedientes de cambio de adscripción de área de conocimiento
de profesores
24. Expedientes de evaluación de la actividad docente del profesorado
universitario
25. Expedientes de convocatorias de programas de intercambio y movilidad
de estudiantes
26. Expedientes disciplinarios de personal docente
27. Expedientes personales de profesorado numerario
28. Expedientes de autorización de planes de estudio
29. Expedientes de homologación de planes de estudio
30. Expedientes de becas de colaboración en actividades complementarias
propias de cada universidad
31. Actas de doctorado
32. Expedientes de premios extraordinarios de doctorado
33. Expedientes de mención de títulos de doctor europeo
34. Expedientes de creación de centros, departamentos e institutos
35. Exámenes y otros trabajos de evaluación académica
36. Expedientes generales de contratación de personal docente
37. Expedientes personales de profesorado no numerario
4. Metodología
de trabajo La
metodología seguida por el grupo de trabajo de identificación
y valoración de series administrativas para la obtención
de estos resultados ha sido la siguiente:
- establecer el calendario
de actuación para el año en curso
- análisis y estudio
de los modelos de calendario de conservación y eliminación
de los archivos canadienses
- se plantean diferentes
propuestas del calendario de conservación y discusión
de la propuesta.
- estudio de las definiciones
de los términos existentes en el formulario y planteamiento
de incorporación de nuevos términos
- instalación del
programa editor de Adobe para la abreviación de las series
en pdf.
- elaboración, revisión
de las series abreviadas en pdf.
5. Proyectos de
futuro
Las futuras líneas
de trabajo son resultado del balance de los diez años de experiencia
y conocimiento del grupo. Esto nos permite encontrar los puntos de mejora
para los próximos años.
Así, se propone revisar
el formulario utilizado para la elaboración del estudio de las
series administrativas de las universidades españolas. Con el
fin de homogeneizar criterios, analizar y definir los campos útiles.
Después se elaboraran
nuevas propuestas con el formulario revisado que servirá para
confeccionar el calendario de conservación conteniendo datos
útiles para su aplicación.
Valladolid, 9 de
junio de 2004
|
