1. Introducción
2. Fases del proyecto de informatización
3. Consideraciones previas para la adquisición de una aplicación informática de SGA
4. Requerimientos Informáticos y Funcionales de una aplicación informática de SGA

1. INTRODUCCIÓN

La informatización aporta importantes ventajas a la gestión integral documental de la universidad, como se desprende de los objetivos que se quieren conseguir con un Sistema informatizado de gestión de archivos:
a) Controlar el ciclo de vida de los documentos, permite conocer en todo momento la ubicación y la fase en la que se encuentra un documento.
b) Facilitar la gestión eficaz de los recursos humanos, físicos y materiales afectados en el tratamiento y conservación de los documentos.
c) Reducir los costes de producción, explotación y conservación de los tipos documentales y favorecer una mejor utilización de los mismos.
d) Facilitar la recuperación de los documentos activos, en cualquier soporte, asegurando la continuidad de la administración en su gestión.
e) Identificar y preservar los documentos esenciales de la Universidad.
f) Ampliar el número de clientes internos y externos.
g) Facilitar y controlar el acceso a los documentos en cualquier soporte por parte de los usuarios.
h) Facilitar la descripción a diferentes niveles y la difusión masiva de los fondos documentales.
i) Contribuir a una eficaz y eficiente gestión administrativa de la Universidad.

La adopción de un sistema informatizado de gestión de archivos presenta la dificultad añadida de tener que convivir con otras aplicaciones de gestión de la institución por lo que hay que intentar integrarlos para apoyar la racionalización eficaz de la Administración.
La siguiente decisión esencial será la adquisición del programa a implantar; existen dos opciones: adquirir un programa comercial o por el contrario, diseñar un programa corporativo, bien por los servicios informáticos de la universidad o por contrato de una empresa externa.
Las ventajas de adquirir un paquete “llave en mano” ya comercializado son evidentes:
· incorporan más fácilmente las innovaciones de tecnología
· se adaptan con mayor rapidez a los estándares informáticos y archivísticos
· ahorran gastos de desarrollo a la institución
· facilita el intercambio de información entre usuarios que utilicen los mismos estándares
La mayoría de archivos están en la fase de planificación y estudio de su informatización integral. En este ámbito, el mercado español ofrece respuestas muy diversas pero sin desarrollar todos los módulos necesarios para una gestión integral.

2.- FASES DEL PROYECTO DE INFORMATIZACIÓN

1. Planificación y Diseño
1.1. Análisis del sistema de gestión documental actual y el nivel de informatización existente
1.2. Estudio de viabilidad y análisis de los recursos disponibles
1.3. Recopilación de información técnica y comercial
1.4. Elaboración de un catálogo de necesidades y objetivos de la informatización
1.5. Elaboración de los requerimientos técnicos y funcionales del software
1.6.Estudio del mercado:
1.6.1. Preselección de productos a evaluar
1.6.2. Maqueta de demostraciones
1.6.3. Demostraciones
1.6.4. Elección de productos candidatos
1.3.5. Visitas a aplicaciones en funcionamiento
1.7. Selección del sistema a implantar (comercial o de desarrollo propio)
1.7.1.Firma del contrato
1.8. Diseño del plan de trabajo
2. Implementación del sistema
2.1. Ensayo
2.2. Formación de personal y usuarios
2.3. Puesta en marcha de la aplicación
3. Mantenimiento
3.1. Control de las incidencias
3.2. Actualizaciones periódicas

3.- CONSIDERACIONES PREVIAS PARA LA ADQUISICIÓN DE UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE SGA

En el proceso de adquisición de una aplicación informática para la gestión de documentos es importante tener en cuenta una serie de aspectos que evitarán futuros problemas al personal del Archivo y garantizarán el éxito de la aplicación.
- El primer paso imprescindible para acometer la informatización es el diseño e implantación del sistema archivístico de la Universidad y el sistema de gestión documental.
- Es primordial analizar en profundidad los objetivos que se quieren alcanzar con la informatización, las necesidades futuras tanto de información como de gestión y los recursos del archivo: se debe decidir si se quiere informatizar la gestión del archivo, la gestión de documentos o ambas cosas a la vez.
- Formación de un equipo de trabajo multidisciplinar que lleve a cabo el proyecto de informatización: personal del archivo, informáticos y personal de otros servicios de la Universidad que puedan estar implicados en el manejo e implantación del Sistema, al que se incorporará posteriormente un analista de la empresa adjudicataria. Es importante que un informático de la Universidad se haga cargo del programa para su mantenimiento, además del apoyo de la empresa según lo dispuesto en el contrato de mantenimiento.
- El sistema debe permitir la automatización de cualquier proceso llevado a cabo en el archivo.
- Se debe garantizar la actualización permanente del software y el hardware.
- Garantía de copias de seguridad.
- Garantía del sistema de seguridad de datos.
- En el caso que se decida la participación de una empresa externa es importante tener en cuenta además otros aspectos:
· Presencia de la empresa en el mercado nacional e internacional.
· Apoyo, dirección y supervisión del proceso de implementación de la aplicación.
· Contar con documentación técnica, manuales actualizados y asistentes de ayudas integradas en la actualización.
· Formar suficientemente al personal técnico y a los usuarios de la aplicación.
· Garantizar la formación e información sobre la aplicación para la administración del sistema.
· Es deseable que existan club de usuarios.
· Aceptación de la aplicación tras un período de pruebas.
· Garantía de calidad y precio del servicio de mantenimiento y asistencia, tanto en línea o por teléfono como presencial.
· Los desarrollos de la aplicación llevados a cabo en el Archivo así como la información contenida serán propiedad de la Universidad.

4.- REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y FUNCIONALES

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DE LA APLICACIÓN

1) Gestión integral real de toda la documentación producida por la Universidad, independientemente de su fase y ubicación.
2) Gestión del cuadro de organización de fondos, con múltiples fondos y múltiples cuadros de clasificación, con la posibilidad de interacción entre ellos.
3) Gestión de los calendarios de conservación de cada serie y tipo documental, con la incorporación de avisos automáticos de expurgos.
4) Control de descripción e indexación según las normas ISAD (G), sin limitación en cuanto a sus niveles de descripción; así mismo deberá prever la inclusión de otras normas archivísticas internacionales: ISAAR (CPF), EAD, EAC, etc.
5) Posibilidad de utilización complementaria de tesauros, índices y otras herramientas de lenguaje documental.
6) Existencia de un módulo de generación de diferentes instrumentos de descripción.
7) Existencia de un módulo de gestión y administración de usuarios internos y externos que definirá y gestionará diferentes perfiles de usuarios y derechos de accesos.
8) Existencia de un módulo de gestión del espacio en los depósitos.
9) Posibilidad de generar diferentes informes y estadísticas de gestión.
10) Gestión de transferencias en línea de documentos entre los distintos archivos del Sistema.
11) Fácil y rápido acceso a la información por parte de los usuarios, con múltiples posibilidades de búsqueda, tanto cliente/servidor como desde intranet o desde internet, respetando los perfiles asignados.
12) Gestión y control de préstamos, consultas y reproducciones, a través de la red.
13) Gestión de documentos en cualquier soporte, permitiendo el acceso a documentos electrónicos.
14) Inclusión del manual de gestión de documentos, elaborado por el Archivo así como otras herramientas de ayuda.
15) El idioma será elegido por la Universidad, con la posibilidad de que el sistema sea multilingüe.
16) El Archivo determinará el número de licencias concurrentes según las necesidades actuales y futuras.
17) Realización de funcionalidades básicas en entorno intranet/internet.

REQUERIMIENTOS INFORMÁTICOS

1) El software debe quedar integrado en los sistemas informáticos y de red de la Universidad.
2) Garantía de migración de registros desde otras aplicaciones en uso en el archivo.
3) Posibilidad de integración con otras aplicaciones de la Universidad.
4) El software debe ser modular y abierto respecto del hardware.
5) Interfaz amigable y ágil tanto para personal como para usuarios.
6) Navegación por hipervínculo.
7) Posibilidad de uso de software OCR.
8) Adecuación a los estándares establecidos por la Administración Pública, la Comisión Europea para los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (ERMS) y otros que puedan establecerse.
1) Se recomienda considerar la integración de la aplicación de gestión de archivos con la aplicación de registro de entrada/salida de documentos y la gestión de expedientes de la institución.