Definición
Art. 1.- La CAU agrupa a los archiveros de las Universidades
españolas de titularidad tanto pública como privada, y forma
parte de la Comisión Sectorial de Secretarios Generales de la CRUE
como grupo de trabajo permanente.
Fines
Art. 2.- La CAU tiene como fin fomentar la cooperación
entre los archiveros de las universidades en todas las áreas técnicas
relacionadas con la documentación y los archivos universitarios para
alcanzar una mayor eficacia en la gestión de estos servicios y difundir
su conocimiento entre todos los miembros de la comunidad universitaria y
la sociedad en general.
Funciones
Art. 3.- La CAU desempeña las siguientes funciones:
3.1. Proponer y coordinar la elaboración de proyectos y programas
técnicos y científicos comunes que faciliten el progreso generalizado
y efectivo de los servicios de archivo en cada universidad.
3.2. Debatir y tratar de resolver la problemática común que
afecta a estos servicios universitarios para alcanzar los objetivos y resultados
que de ellos se esperan en el contexto actual y futuro de las universidades
3.3. Elaborar estudios e informes sobre la situación general de la
documentación y los servicios de archivos universitarios para darla
a conocer, así como para promover estándares de gestión
y recomendaciones generales.
3.4. Contribuir a la integración del trabajo común de los
archiveros de las universidades españolas en la Sección de
Archivos Universitarios y Centros de Investigación del Consejo Internacional
de Archivos (ICA/SUV) y otros organismos análogos, así como
fomentar la participación y conocimiento mutuo de sus actividades.
3.5. Facilitar el intercambio de información de interés general
e internacional sobre los temas más recientes e innovadores en archivos
y documentos, así como el estudio de sistemas organizados de información.
3.6. Promover la actualización de conocimientos y la formación
de los archiveros en todos los campos de su disciplina, con especial atención
a las tecnologías de la información.
3.7. Organizar jornadas y reuniones anuales para impulsar la colaboración
y la revisión de los proyectos y programas técnicos de la
CAU.
3.8. Facilitar la coordinación de los servicios de archivo dentro
de la estructura de cada universidad y facilitar esta colaboración
con las demás comisiones y grupos profesionales de las universidades.
3.9. Elevar a la Comisión Sectorial de Secretarios Generales de la
CRUE. cuantas propuestas, informes y estudios resulten del trabajo de la
CAU, y elaborar aquellos que le sean requeridos por la citada Comisión.
II. ÓRGANOS DE COORDINACIÓN
Art. 4.- Se establecen los siguientes
órganos de coordinación de la CAU: Pleno, Comité
Ejecutivo, Presidente y Secretario Ejecutivo.
Del Pleno
Art. 5.- El Pleno estará constituido
por todos los archiveros de las universidades españolas, de titularidad
tanto pública como privada, que oficialmente desempeñen
estas funciones en sus centros; reconociéndose un solo voto por
universidad, en aquellas ocasiones en las que se ejerza este derecho,
y sus acuerdos se tomarán por mayoría simple.
Art. 6.- Corresponderá al Pleno:
6.1. Planificar la organización, funcionamiento y actividades de
la CAU.
6.2. Elegir a los vocales del Comité Ejecutivo y supervisar sus
actuaciones.
6.3. Crear Grupos de Trabajo, a propuesta de cualquier miembro del Pleno
6.4. Aprobar las actas y acuerdos de sus reuniones, así como el
Informe anual de actividades.
6.5. Efectuar el seguimiento y control de los objetivos de la CAU.
6.6. Elaborar, aprobar y reformar el Reglamento de la CAU, así
como la normativa que lo desarrolle.
Art. 7.- El Pleno se reunirá en sesión
ordinaria, al menos, una vez al año en el marco de las Jornadas
de Archivos Universitarios y en sesión extraordinaria a iniciativa
del Presidente, del Comité Ejecutivo o cuando lo soliciten, al
menos, quince de sus miembros, representantes de igual número de
universidades.
Art. 8.- El Pleno quedará válidamente constituido,
en primera convocatoria, cuando se hallen presentes el Presidente, el
Secretario o, en su caso, quienes les sustituyan, y al menos la mitad
de sus miembros.
En segunda convocatoria, que podrá celebrarse media hora después
de la señalada para la primera, se requerirá la presencia
del Presidente, el Secretario o, en su caso, quienes les sustituyan, y
al menos quince de sus miembros, representantes de igual número
de universidades.
Del Comité Ejecutivo
Art. 9.- El Comité Ejecutivo estará compuesto
por el Presidente y cuatro Vocales.
Art. 10.- Corresponderá al Comité Ejecutivo:
10.1. Programar y desarrollar las propuestas del Pleno.
10.2. Todas aquellas que le delegue el Pleno.
10.3. Programar y coordinar las Jornadas de Archivos Universitarios anuales.
10.4. Establecer relaciones y mantener contactos con cualquier órgano
de la Administración u organismo profesional con competencias en
el ámbito de la documentación y los archivos.
10.5. Ejercer las funciones del Pleno, en los casos de extraordinaria
y urgente necesidad, dando cuenta de lo acordado en la primera sesión
que celebre el Pleno.
Art. 11.- El Comité Ejecutivo se reunirá
en sesión ordinaria al menos una vez al año y en sesión
extraordinaria siempre que así lo acuerde el Presidente o lo solicite
la mayoría de sus miembros.
Art. 12.- El Comité Ejecutivo, si lo estima necesario,
podrá crear grupos de apoyo y asesoramiento para la realización
de proyectos puntuales y concretos.
Del Presidente
Art. 13.- El Presidente de la CAU será designado
por el Pleno de la Comisión Sectorial de Secretarios Generales
de la CRUE de entre los Secretarios Generales de las Universidades españolas.
La duración del cargo será de dos años, pudiendo
ser reelegido.
Art. 14.- Corresponderá al Presidente, consultado
el Comité Ejecutivo:
14.1. Presidir y fijar el orden del día de las sesiones del Pleno
y del Comité Ejecutivo.
14.2. Formular propuestas al Pleno y al Comité Ejecutivo.
14.3. Informar al Pleno de la Comisión Sectorial de Secretarios
Generales sobre las actividades desarrolladas por la CAU.
14.4. Representar oficialmente a la CAU.
14.5. Cualquier otra función no reservada específicamente
a otros órganos de la CAU.
Art. 15.- En caso de ausencia, vacante, enfermedad u
otra causa legal, las funciones del Presidente serán asumidas accidentalmente
por el Secretario Ejecutivo.
Del Secretario Ejecutivo
Art. 16.- El Secretario Ejecutivo será designado
por el Comité Ejecutivo de entre los Vocales elegidos por el Pleno.
La duración del cargo será de dos años, pudiendo
ser reelegido.
Art. 17.- Corresponderá al Secretario Ejecutivo:
17.1. Colaborar con el Presidente en las tareas
de organización y seguimiento de los acuerdos del Pleno y del Comité Ejecutivo.
17.2. Convocar, por indicación del Presidente, las sesiones del
Pleno y del Comité Ejecutivo.
17.3. Desempeñar las labores propias de Secretaría, tanto
del Pleno como del Comité Ejecutivo, levantando Acta de las sesiones.
17.4. Elaborar el Informe anual de actividades de la CAU y presentarlo
ante el Pleno.
17.5. Aquellas otras que le delegue el Presidente.
Art. 18.- En caso de ausencia, vacante o enfermedad del
Secretario Ejecutivo, asumirá accidentalmente sus funciones uno
de los Vocales, elegido por acuerdo del Comité Ejecutivo.
De los Vocales
Art. 19.- Los Vocales serán elegidos por el Pleno
de entre los directores o responsables de archivos universitarios que
se presenten como candidatos para un período de dos años,
pudiendo ser reelegidos. Cada año, se renovará la mitad
de las vocalías, procediéndose a la elección de dos
de los cuatro Vocales integrantes del Comité Ejecutivo.
Art. 20.- Los Vocales ejercerán las funciones
que en ellos delegue el Comité Ejecutivo y deberán informar
periódicamente al resto de miembros del Comité sobre las
actividades que coordinan, con la finalidad de armonizar las actuaciones
de cada Vocalía y de preparar el Informe anual a presentar ante
el Pleno.
Art. 21.- Las decisiones que los Vocales deban tomar
relacionadas con las actuaciones principales y las actividades que éstos
coordinan, habrán de ser consensuadas con el resto de Vocales y
en el marco de funcionamiento general de las demás actividades
y grupos.
III. GRUPOS DE TRABAJO
De los Grupos de Trabajo
Art. 22.- El Pleno podrá crear Grupos de Trabajo
para un mejor desempeño de las funciones de la CAU.
Art. 23.- Para alcanzar el funcionamiento regular y eficiente
de estos Grupos de Trabajo, se establecen las siguientes normas básicas:
23.1. Los Grupos de Trabajo están constituidos por directores o
responsables de archivos universitarios y/o personal técnico que
en su actividad profesional habitual desempeñan funciones archivísticas
en los distintos centros, acordes con el propósito de la CAU.
23.2. La creación, reforma y supresión de los Grupos de
Trabajo es una competencia que se ejercerá anualmente por el Pleno
de la CAU de acuerdo con la necesidad de alcanzar los objetivos generales,
la redefinición de las actividades del grupo y otras circunstancias
que así lo aconsejen.
23.3. Como principio general, la creación de un Grupo de Trabajo,
además de responder al interés de un núcleo mínimo
de tres archivos universitarios, deberá atender a la adecuación
de estos intereses con los generales y la oportunidad de la acción
que se propone, a juicio del Pleno.
23.4. El número de miembros, naturaleza y funcionamiento de los
Grupos de Trabajo, deberán ser aprobados en el marco de las reuniones
del Pleno, al cual, además, se rendirá debida cuenta de
los logros.
23.5. Cada Grupo de Trabajo deberá tener un coordinador, elegido
entre sus miembros, desempeñando las funciones inherentes a esta
responsabilidad, además de ejercer de portavoz del grupo ante el
Pleno, según lo acordado previamente por todos los miembros del
grupo.
23.6. El coordinador deberá informar periódicamente al Comité
Ejecutivo, cuando éste así lo requiera, sobre el funcionamiento
y actividades del grupo para facilitar una mayor coordinación entre
todos los grupos y miembros de la CAU.
23.7. La aceptación de nuevos miembros en los Grupos de Trabajo
constituidos y en funcionamiento, se realizará según los
criterios de proporcionalidad, equilibrio e idoneidad, por acuerdo expreso
de la mayoría de los miembros del Grupo.
23.8. Los miembros de los Grupos de Trabajo que utilicen en su totalidad
o en parte los materiales elaborados por los grupos en sus publicaciones
personales, deberán ceñirse a trabajos aprobados por el
Pleno y concluidos, citando siempre la fuente exacta.
23.9. La aprobación de las propuestas y estudios de los Grupos
de Trabajo es competencia exclusiva del Pleno, el cual además decidirá
el sistema de acceso y difusión de estos materiales.
23.10. Todos los miembros de la CAU tendrán acceso a los trabajos
realizados por todos los grupos, una vez éstos sean aprobados por
sus miembros y presentados al Pleno, quedando excluida la difusión
o distribución de la totalidad de estos materiales bajo ningún
concepto, exceptuando referirse a ellos en las publicaciones con las condiciones
anteriormente citadas.
23.11. La versión definitiva de los trabajos realizados por los
Grupos y aprobados por el Pleno, será difundida por la Secretaría
Ejecutiva antes de su publicación en la página web.
Disposición Adicional
Para todo lo no dispuesto en el presente Reglamento, se
estará a lo fijado en el Reglamento de la Comisión Sectorial
de Secretarios Generales de la Conferencia de Rectores de las Universidades
Españolas y a lo establecido en el Capítulo II del Título
II de la Ley 30/1992, de 26 de diciembre, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común.
Disposición Final
El presente Reglamento entrará en vigor al
día siguiente de su aprobación por el Pleno de la Comisión
Sectorial de Secretarios Generales de la Conferencia de Rectores de las
Universidades Españolas.
